Verbesserung von Gesprächsgruppenarbeit

Wie Zeitverschwendung vermieden wird

Wer mit der Arbeit in Bespre­chungen, Sitzungen, Meetings und Arbeits­kreisen, die er zu leiten oder an denen er teilzu­nehmen hat, nicht zufrieden ist, und nach Verbes­se­rungen sucht, muss zunächst seine eigene Einstellung zu diesen Veran­stal­tungen überprüfen.

Er muss sich fragen: 

• Ist mir hinrei­chend bewusst, dass es aufgrund unter­schied­lichen Wissens und unter­schied­licher Erfah­rungen zu jedem Thema unter­schied­liche Ansichten gibt?
• Drücke ich mich immer klar und präzise aus, um meine Sicht der Dinge deutlich zu machen, oder werde ich häufig missverstanden?
• Kann ich vorur­teilsfrei anderen zuhören?
• Gehe ich mit dem Ziel in jegliche Gesprächs­grup­pen­arbeit, allein meine Vorstel­lungen gelten zu lassen und mit meinen Möglich­keiten der Moderation und der Rhetorik durchzusetzen?
• Sind Bespre­chungen und Sitzungen ein notwen­diges Übel, das mich viel Zeit kostet und in denen nichts geschafft wird, wenn ich die Zügel nicht fest in der Hand halte oder zumindest die Meinungs­füh­rer­schaft habe?

Wenn in einer Sitzung die Vielfalt der Ansichten nicht nachvoll­ziehbar zum Ausdruck kommt, ist die Veran­staltung überflüssig! Meistens wird nicht offen und ehrlich disku­tiert, sondern verschwiegen und schön­ge­redet, manchmal auch allein aus Geltungs­drang opponiert. Missver­ständ­nisse sind nie ganz auszu­schließen. Deshalb ist sowohl die Verbes­serung der Artiku­la­ti­ons­fä­higkeit eine ständige Aufgabe der Selbst­ver­bes­serung, die sich in Sitzungen zu bewähren hat, als auch das Erfassen dessen, was andere sagen, gegebe­nen­falls durch Nachfragen.

Zielfüh­rende Gesprächs­grup­pen­arbeit braucht gründ­liche Vorbereitung

Im Betriebs­ge­schehen sind Bespre­chungen als wichtiger Teil der Arbeits­vor­be­reitung anzusehen. Sowohl in der Sache als auch zur Motivation. So wie jede Reise nur so gut wird, wie man sie vorbe­reitet, ist auch jede Arbeit nur so gut, wie sie von der Sache und von der inneren Einstellung her in Angriff genommen wird. Ohne präzise und umfas­sende Vorbe­reitung werden nicht die Arbeits­er­geb­nisse erreicht, die erreicht werden könnten. Deshalb: Bespre­chungen, Sitzungen, Meetings etc. sind Arbeit! Notwendige Arbeit, damit geschafft wird, was erreichbar ist.

Vor allem von den Führungs­per­sonen ist eine für alle erkennbare Einstellung zu Gesprächen einzu­nehmen wie zu jeder anderen Arbeit auch. Sie muss bestimmt sein von Ernst­haf­tigkeit und Profes­sio­na­lität. Wissen, Erfahrung, Stand­punkte, Ideen und Planungen können nur so ausge­tauscht und aufein­ander abgestimmt werden. Das allein führt zu gemein­samem zielori­en­tierten Handeln aufgrund gekonnter Kommu­ni­kation. Daher ist die Vorbe­reitung auf Gesprächs­grup­pen­arbeit genauso wichtig wie die Vorbe­reitung beispiels­weise auf Verhand­lungen mit Kunden, Zulie­ferern, Kapital­gebern und Beamten.

Erster Vorbe­rei­tungs­punkt eines Vorge­setzten, in dessen Zustän­digkeit auch Gesprächs­grup­pen­arbeit gehört, ist die Überprüfung, ob eine Bespre­chung notwendig ist oder nicht. Eine Sitzung, in der es nur darum geht, sich gegen­seitig zu infor­mieren, ist überflüssig. Dazu gibt es bessere und kosten­güns­tigere Verfahren, beispiels­weise das PC-Netz. Wird statt­dessen das Telefon gewählt, ist zu beachten, dass mündliche Kommu­ni­kation anfällig für Missver­ständ­nisse ist. Das gefährdet die Verläss­lichkeit: „Habe ich so nicht gesagt.“

Die Notwen­digkeit einer Sitzung muss außer Zweifel stehen

Überflüssig sind auch Sitzungen, die vorwiegend dem Harmo­nie­be­dürfnis dienen. Solche Sitzungen sind sogar gefährlich: Jeder buhlt um Anerkennung und Ansehen. Da kann nichts bei rauskommen. Gesprächs­grup­pen­arbeit braucht auch den richtigen Zeitpunkt. Sowohl, was die äußeren Umstände angeht, als auch den Stand der Dinge, die zu besprechen sind. Am Freitag­nach­mittag eine Sitzung anzube­raumen, ist ein schlechter Witz.

Alle Sitzungen, die nicht aufgrund gemein­samer konzen­trierter Kommu­ni­kation zu einem Ergebnis führen, sind Zeitverschwendung.

Und welche Gesprächs­grup­pen­arbeit macht Sinn? Wenn Ziel und Thema klar formu­liert sind, wenn jeder um die Anfor­de­rungen an seine Kommu­ni­ka­ti­ons­fä­hig­keiten weiß, wenn jeder seine Vorbe­rei­tungs­arbeit leistet – dann bekommt Gesprächs­grup­pen­arbeit ihren Wert und führt zu Ergeb­nissen, die sie zu einem leistungs­starken Manage­ment­ge­schehen machen. Dann sind sie keine „Pausen“- und keine „Alibi“-Veranstaltungen kopflosen Manage­ments, sondern der Treibsatz zur Ausschöpfung der Syner­gie­po­ten­tiale, die im Wissen, in den Erfah­rungen und im Verhalten der Unter­neh­mens­be­tei­ligten liegen.